El módulo de gestión documental de Ghercof comprende un repositorio de documentos que guardan relación con la hermandad y que pueden visualizarse o descargarse en cualquier momento.

gestion documental

El conjunto de tareas que forman parte de la vida diaria de una hermandad de Semana Santa conlleva la producción de una gran cantidad de información documental, fruto de la tramitación de solicitudes de nuevos hermanos, la gestión económica con distintas entidades financieras o la emisión de recibos. Por tanto, se antoja necesario un software de gestión para el soporte de esta carga documental que, además, permita una búsqueda rápida de documentos específicos y la subida prácticamente cualquier tipo de archivo.

Es característico en el software cofrade de Ghercof cada uno de estos aspectos que mejoran y facilitan las labores de archivado y registro de documentación de importancia para los miembros de la coporación.

 

Tipos de documentos

Como se ha comentado anteriormente, en Ghercof podemos definir qué tipos de documentos vamos a alojar en el sistema, aunque, por defecto, existen dos clases, la foto de perfil y el certificado de nacimiento, que son necesarias en una hermandad de Semana Santa, aparte de un tercer tipo que hace alusión a otro tipo de documentos.

En el momento de subir algún documento a la aplicación, podemos seleccionar cualquier formato de archivo que deseemos, lo que nos permite añadir a nuestro software documentación relativa a cualquier ámbito, entre ellos documentos en PDF, Word, Excel, imágenes JPG, PNG,…

Ghercof está pensado para no marcar limitaciones en el trabajo de gestión de una hermandad de Semana Santa, de manera que la administración de la aplicación se adapte fácilmente a las necesidades específicas de cada hermandad y, concretamente, en lo referente a la gestión documental.

 

Informes y noticias

Otro de los bloques que contiene la gestión documental es el de informes, los cuales aclaran los resultados que han originado algunos de los procesos lanzados por la herramienta.

Entre estos procesos están, entre otros, la generación de recibos para las cuotas de los hermanos, la generación estándar de recibos o el envío en masa de boletines de correos. Esto no permitiría, por ejemplo, para la generación de cuotas, conocer qué recibos y para qué hermanos no se han podido generar y la razón.

También podemos añadir distintas noticias relacionadas con la hermandad y que podemos visualizar en la aplicación para dispositivos móviles de Ghercof. Esta vía abre un nuevo e interesante canal de comunicación a una hermandad de Semana Santa, ya que desde el propio software puede abrir un hilo de información con todos los hermanos y aportar información de forma rápida y al instante para los mismos.

 

Boletines de la hermandad

El boletín cumple una función similar a las noticias en el módulo de gestión documental de Ghercof, pero aporta una información mucho más personalizada y dirigida. Una hermandad de Semana Santa necesita hacer llegar sus hermanos nuevos eventos y mediante los boletines de noticias podemos crear, gestionar y enviar masivamente notificaciones de correo electrónico a todos los hermanos de la hermandad.

Asimismo, cuando enviamos un boletín, no siempre queremos que el receptor sea el conjunto de todos los hermanos de la hermandad, pues puede tratarse de una información que solo resulta interesante a un grupo concreto de personas que pertenecen a la hermandad. Para filtrar el envío de correos, Ghercof facilita el mismo a través de la selección de grupos o de forma individual desde el directorio de la base de datos del sistema.

Finalmente, podemos consultar en los informes de correo el estado de envío de todos los correos electrónicos para saber cuáles han sido enviados, aquellos que están en proceso y los correos que aún permanecen en cola.

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